Кому и когда нужен кассовый аппарат

Согласно 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» большинство предпринимателей и юридических лиц обязаны использовать онлайн-кассу при проведении расчетов с покупателями. Это касается тех:

Приверженность ОСН, УСН, Единому сельскохозяйственному налогу или патентам
Принимайте наличные или электронные способы оплаты
Реализация товаров, работ или услуг

Существуют исключения для определенных категорий налогоплательщиков, о которых мы поговорим ниже.

Кто может не использовать кассовый аппарат в 2023 году

Хотя использование онлайн-касс к 2023 году станет практически всеобщим требованием, законодательством по-прежнему предусмотрены исключения, когда отдельные категории предпринимателей и организаций могут работать без использования контрольно-кассовой техники. Давайте подробнее рассмотрим, кто может работать без кассового аппарата, исходя из актуальных данных за 2023 год:

Виды деятельности, не требующие применения ККТ:

Продавайте газеты и журналы в газетных киосках. Если объем продаж печатной продукции превышает 50 % от общего дохода, вы освобождаетесь от использования кассового аппарата.
Исключение составляют операции на розничном рынке, то есть реализация облагаемых налогом товаров и операции в магазинах, выставочных залах с фиксированной торговой сетью.
Продаются изделия ручной работы, корзины и подносы. Данное исключение применяется к торговле вне стационарных торговых точек.
Предлагаю услуги по ремонту и покраске обуви.
Изготовление и ремонт металлических предметов одежды и ключей.
Позаботьтесь о пожилых и больных.
Сдается жилое помещение.
Предоставляем услуги носильщиков на вокзалах и в портах.

Категории предпринимателей, освобожденные от использования ККТ:

Индивидуальные предприниматели в Патентной налоговой системе (ПНС). Стоит отметить, что данное исключение распространяется не на все виды деятельности, например, индивидуальные предприниматели ПСН, занимающиеся общественным питанием или розничной торговлей, должны использовать кассовый аппарат;
Самозанятые граждане, использующие приложение «Мои налоги». Такие налогоплательщики формируют чеки прямо в мобильном приложении, не используя онлайн-кассу.

Особые случаи:

В некоторых районах, где доступ в Интернет затруднен, допускается работа без онлайн-кассы. Перечень таких мест составляется региональными властями.
Оказание услуг населению Некоторые виды услуг могут предоставляться без использования контрольно-кассовой техники при условии соблюдения строгих правил формы отчетности (СРФ). Важно учитывать, что список таких услуг строго ограничен.

Важно помнить, что список исключений может быть изменен, и мы рекомендуем вам следить за обновлениями законодательства или проконсультироваться с налоговым консультантом, чтобы определить, требуется ли вашему бизнесу использовать кассовый аппарат.

Виды кассовых аппаратов для малого бизнеса

Выбор кассового аппарата для небольшого магазина – важный шаг, требующий вдумчивого подхода. На рынке представлено так много разных моделей кассовых аппаратов, что это может сбить с толку, поэтому важно понимать типы кассовых аппаратов и различия между ними. Правильный выбор поможет оптимизировать транзакционные процессы и упростить учет и взаимодействие с налоговыми органами.

Основные виды кассовых аппаратов:

Автономные кассы

Это классический вариант, идеально подходящий для небольших розничных магазинов с ограниченным ассортиментом товаров. Автономные кассовые аппараты представляют собой простые в использовании устройства с ограниченной функциональностью, не требующие подключения к компьютеру или Интернету, что существенно упрощает их использование возможно.

преимущество:
- бюджетный
- Простота в использовании
- Интернет-независимость
дефект:
- Ограниченная функциональность
- Отсутствие интеграции с другими учетными системами
Фискальные регистраторы

Финансовые регистраторы — это более многофункциональные устройства, которые подключаются к компьютеру или POS-системе. Они позволяют вести расширенный инвентарный учет, создавать различные отчеты и подключать другие устройства, такие как сканеры штрих-кода.

преимущество:
- Широкий набор функций
- Возможна интеграция с POS-системами и другими бухгалтерскими программами
- высокоскоростной
дефект:
- Дороже, чем отдельные кассовые аппараты
- Требуется подключение к компьютеру или POS-системе
Онлайн-кассы

Онлайн-касса — это новый тип кассового аппарата, который с 2018 года является обязательным в большинстве сфер торговли. Основное отличие онлайн-касс от других типов – это передача данных о платежах в налоговую инспекцию в режиме реального времени через Интернет.

преимущество:
- Автоматическая передача данных в налоговую инспекцию
- Сократить количество проверок со стороны органов налоговой проверки
- Возможность интеграции с различными сервисами
дефект:
- Требуется постоянное подключение к Интернету
- Дополнительные сборы за фискальные услуги
Мобильные кассы

Мобильная касса – компактное и удобное устройство, предназначенное для загородных продаж, экспресс-доставки, небольших кофеен и ресторанов. Они легко помещаются в кармане и работают от аккумулятора, что обеспечивает мобильность и эффективность платежей.

преимущество:
- Мобильность и компактность
- автономия
- Простота в использовании
дефект:
- Ограниченная функциональность
- Менее надежны, чем стационарные модели

Выбор конкретного типа кассового аппарата зависит от специфики вашего бизнеса, объема продаж, ассортимента продукции и личных потребностей. Важно тщательно проанализировать все факторы, прежде чем сделать окончательный выбор.

Основные критерии выбора кассового аппарата

Выбор кассового аппарата для небольшого магазина – ответственный шаг, требующий комплексного подхода, от правильного выбора кассового аппарата зависит эффективность бухгалтерского учета, удобство сотрудников и, в конечном итоге, успех бизнеса. Обращаем ваше внимание на основные критерии, на которые следует обратить внимание при выборе:

Специфика бизнеса и режим работы

Для начала определите основные виды торговли в вашем магазине : Для стационарной торговли подойдут автономные кассы, финансовые аппараты или онлайн-кассы, для мобильной торговли, выездных доставок или обслуживания. Мобильная касса будет лучшим решением. Также учитывайте модель работы: Круглосуточный магазин потребует более надёжного и мощного оборудования.

Объём товарооборота и ассортимент

Для магазинов с меньшим оборотом и ограниченным ассортиментом больше подойдет отдельно стоящая касса или кассовый аппарат. Если у вас более широкий ассортимент продукции или вы планируете расширить ассортимент, выберите онлайн-кассу, которая может подключаться к сканеру штрих-кода и вести инвентарный учет.

Функционал кассового аппарата

Решите, какие функции вам нужны : Печать чеков, работа с различными налоговыми системами, подключение к Интернету, возможность интеграции с системами учета товаров, использование безналичных расчетов, печать QR-кодов и многое другое. Чем обширнее функционал, тем дороже стоимость устройства.

Стоимость аппарата и обслуживания

Стоимость кассового аппарата варьируется в зависимости от его типа, особенностей и производителя, также учитывайте стоимость ремонта кассового аппарата, замены финансового накопителя, подключения к ОФД, обновления программного обеспечения.

Простота использования

Интерфейс кассового аппарата должен быть интуитивно понятен и прост в использовании кассирам, уделяя внимание четким инструкциям, возможности обучения сотрудников и технической поддержке со стороны производителя или поставщика.

Правильный выбор кассового аппарата – залог оптимизации торговых процессов, минимизации рисков и успешного развития вашего бизнеса. Пожалуйста, обратитесь за советом к специалистам, чтобы сделать правильный выбор!

На что обратить внимание при покупке кассового аппарата

Покупка кассового аппарата – важный шаг для любого предпринимателя, и чтобы сделать свой выбор с умом и чтобы ваш кассовый аппарат прослужил долгие годы, рекомендуем обратить внимание на следующие моменты:

Соответствие законодательству

Убедитесь, что выбранная вами модель контрольно-кассовой машины включена в реестр контрольно-кассовой техники, допущенной к использованию в Российской Федерации. Проверьте наличие у продавца всех необходимых документов и сертификатов.

Репутация производителя и поставщика

Выбирайте ККТ от известного и надежного производителя, который гарантирует качество продукции и осуществляет техническую поддержку. Обратите внимание на опыт и репутацию провайдера, а также наличие сервисных центров в вашем регионе.

Технические характеристики

Изучите технические характеристики кассового аппарата : тип печати, скорость печати чеков, функцию автоматической резки, емкость аккумулятора (мобильная касса), интерфейс подключения (USB, Ethernet, Wi-Fi, Bluetooth), совместимость с системой учета товаров.

Видео: Кому нужен кассовый аппарат. Разбираемся в нововведениях

Гарантия и сервисное обслуживание

Условия гарантийного обслуживания, гарантийный срок на кассовый аппарат и финансовый накопитель, а также возможность послегарантийного ремонта уточняйте у продавца. Узнайте, есть ли в вашем регионе авторизованный сервисный центр, куда вы можете обратиться в случае поломки или необходимости технического обслуживания.

Дополнительные возможности

Определенные модели кассовых аппаратов могут иметь дополнительные функции, полезные для вашего бизнеса, такие как : печать логотипа на чеках, доступ к программам лояльности, поддержка различных способов оплаты, возможность подключения к весам, сканерам штрих-кодов и многое другое. Оцените, какие функции действительно важны для вашего магазина.

Отзывы и рекомендации

Перед покупкой ознакомьтесь с другими отзывами пользователей о выбранной вами модели кассового аппарата, что поможет вам получить объективную информацию о его надежности, функциональности и удобстве использования. Проконсультируйтесь с коллегами-предпринимателями, которые уже используют кассовые аппараты в своем бизнесе.

Помните, правильный кассовый аппарат – это не только инструмент соблюдения законодательства, но и помощник для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности магазина.

Как зарегистрировать кассовый аппарат в налоговой

После приобретения кассового аппарата необходимо зарегистрировать его в налоговом бюро. Процесс регистрации прост, но требует внимания к деталям. Вот пошаговая инструкция:

Получите электронную подпись

Для регистрации в онлайн-кассе вам необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). Его можно получить в одном из признанных сертификационных центров. Выдача CES обычно занимает несколько рабочих дней.

Заключите договор с оператором фискальных данных (ОФД)

ОФД – это организация, которая обеспечивает передачу финансовых данных от кассы в налоговую инспекцию, выбирает ОФД из списка, опубликованного на сайте ФНС, и заключает с ним договор.

Зарегистрируйте кассу в личном кабинете налогоплательщика

Зайдите на сайт ФНС и войдите в личный кабинет налогоплательщика. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» выберите «Регистрация контрольно-кассовой техники» и заполните форму заявления, указав все необходимые данные о кассовом аппарате, ОФД, режиме фискального накопителя и т.д. После подачи заявления вы получите регистрационный номер CCP.

Настройте кассовый аппарат

Настройте кассовый аппарат, укажите данные о вашей организации, подключитесь к Интернету, зарегистрируйте кассовый аппарат в ОФД, установите финансовые драйверы, используя техническую документацию от специалиста ККМ или сервисного центра.

Сформируйте отчет о регистрации и завершите регистрацию в личном кабинете

После настройки контрольно-кассовой машины для формирования отчета о регистрации необходимо на первом чеке указать признак «Регистрация» и данные этой проверки будут автоматически отправлены в личный кабинет налогоплательщика. Подтвердите, что вы получили регистрационный номер кассового аппарата и завершите регистрацию.

После завершения регистрации кассовый аппарат готов к использованию. Незамедлительно перерегистрируйте кассовый аппарат в случае изменения реквизитов вашего учреждения, замены финансовых драйверов или других событий, предусмотренных законом.

Кому и когда нужен кассовый аппарат

Кто может не использовать кассовый аппарат в 2023 году

Виды деятельности, не требующие применения ККТ: